सर्वश्रेष्ठ ईमेल शिष्टाचार युक्तियाँ

हम सभी कर्मचारियों को देख चुके हैं, जो कंपनी-व्यापी ईमेल पर गलती से "सभी को जवाब देते हैं", जो बॉस के बारे में पूरी तरह से टिप्पणी करने से कम है। कार्यालय- बॉस को छोड़कर-बल्कि सिर्फ उनके दोस्त को। और कितनी बार हम एक त्वरित समय सीमा के भीतर एक ईमेल का जवाब नहीं देने के लिए दोषी हैं - या किसी को हमारे जवाब नहीं दे रहे हैं जब हमें वास्तव में एक तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है?

औसत अमेरिकी कार्यकर्ता के साथ एक खर्च सप्ताह की तिमाही ईमेल के प्रतीत होने वाले अंतहीन संख्या के अंतर्गत से खुदाई करना, जो कि इनबॉक्स पर रोजाना आक्रमण करता है (और भी बहुत कुछ अगर आप झटपट चैट का जवाब देने के लिए समय निकालते हैं मैसेजिंग प्लेटफॉर्म, जैसे कि स्लैक और गूगल हैंगआउट), यह आश्चर्यजनक नहीं है कि ईमेल शिष्टाचार उल्लंघन, यदि गंभीर ब्लंडर्स नहीं हैं, तो विघटन के साथ हो सकता है नियमितता। अपने इनबॉक्स को नागरिकता और शिष्टाचार की जगह बनाए रखने में मदद करना चाहते हैं? यहां व्यवसाय ईमेल शिष्टाचार के सुनहरे नियम दिए गए हैं, जिनमें से कई का आपके व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन में पालन किया जा सकता है।

वर्तमान, स्पष्ट विषय लाइनों के साथ ईमेल भेजें

अंतहीन स्पैम के अलावा, विशेष रूप से आवश्यक जानकारी के साथ एक को खोजने के लिए एक ही विषय पंक्ति के साथ 10,000 ईमेल के माध्यम से रूट करने की तुलना में बहुत अधिक कष्टप्रद नहीं है। यदि आपका संदेश किसी नए विषय को संबोधित करता है, तो एक नया ईमेल शुरू करके, या कम से कम विषय पंक्ति को अपडेट करके, सभी के जीवन को सरल और अपने आप को बहुत अधिक लोकप्रिय बना दें।

शिष्टाचार विशेषज्ञ, लेखक बेहतर जीवन के लिए आधुनिक शिष्टाचारऔर के संस्थापक हैं टेक्सास के प्रोटोकॉल स्कूल, डायने गॉट्समैन का मानना ​​है कि सबसे बड़े पालतू जानवरों में से एक अधिकारी और उनकी टीम को पता नहीं है कि वे क्या जवाब दे रहे हैं। "एक महीने पहले, आपने विषय पंक्ति में 'धन्यवाद के लिए धन्यवाद' लिखा होगा। अब, आप एक नए रेफरल के बारे में बात कर रहे हैं जिसे आप किसी को भेजना चाहते हैं, इसलिए एक नया ईमेल शुरू करें। फिर अगर उन्हें उस ईमेल की खोज करने की आवश्यकता है, तो वे इसे विषय के आधार पर कर सकते हैं। ”

यदि आप चिंतित हैं कि एक नया ईमेल प्राप्तकर्ता के फ़ायरवॉल के माध्यम से नहीं बनाता है, या यह संभव है कि वे अवलोकन नहीं करते हैं पिछली बार जब आपने संचार किया था, तो गॉट्समैन का कहना है कि यह आपके अंतिम उत्तर को हिट करने की अनुमति है पत्र - व्यवहार। इस तरह, व्यक्ति आपके पुराने पत्राचार के माध्यम से वापस जा सकता है और खुद को फिर से परिचित कर सकता है कि आप कौन हैं। "लेकिन कुंजी विषय पंक्ति को बदलने के लिए है," वह कहती हैं।

अपने इनबॉक्स को प्राथमिकता के आधार पर प्राथमिकता दें

कभी-कभी, जब आप ईमेल के एक विशेष रूप से प्रबल ढेर के नीचे दब जाते हैं और ऐसा महसूस होता है कि आप कभी भी प्रकाश नहीं देखते हैं, तो आपको उन सभी का जवाब पाने के लिए एक दिन से अधिक समय लेना पड़ सकता है। व्यवसाय शिष्टाचार तय करता है कि ईमेल एक दिन के भीतर लौटा दिए जाएं, लेकिन यहां तक ​​कि गॉट्समैन कहते हैं, “कभी-कभी किसी को वापस लाने में दो दिन लगते हैं। आपको कितनी जल्दी प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है, यह वास्तव में ईमेल के महत्व पर निर्भर करता है और वह व्यक्ति कौन है जिसने इसे भेजा है। कुछ ऐसे लोग होने जा रहे हैं जो आपको कोल्ड कॉल कर रहे हैं या पिच कर रहे हैं। आपके द्वारा प्राप्त हर एक ईमेल को वापस करने का दायित्व नहीं है। "

दूसरी ओर, यदि आपने एक समय-संवेदनशील ईमेल भेजा है और उसे तुरंत प्रतिक्रिया नहीं मिली है, तो उसे लेने के लिए उचित प्रोटोकॉल के भीतर है फ़ोन और अपने सहयोगी को फोन करें। समय-संवेदी की बात करें, तो भेड़िया रोना मत - चाहे आप केवल एक प्रतिक्रिया चाहते हों। गॉट्समैन का कहना है, "यह जरूरी नहीं समझ में आता है"। “सब कुछ एक 911 कॉल नहीं है। यदि आप उनका ध्यान आकर्षित करने के लिए किसी स्थिति को सनसनीखेज बनाते हैं, तो आप विश्वसनीयता खोने जा रहे हैं। यदि यह वास्तव में जरूरी नहीं है, तो 'तत्काल' न लिखें। और यदि यह महत्वपूर्ण है, तो आपको फोन और कॉल करना होगा। "

फेस टू फेस इसकी जगह है

ईमेल से पहले, लोगों ने आमने-सामने मुश्किल मामलों पर चर्चा की। आजकल, कठिन सामान, दोनों व्यक्तिगत और साथ ही पेशेवर, अक्सर एक कंप्यूटर स्क्रीन के माध्यम से नियंत्रित किया जाता है। गोट्समैन के अनुसार, इससे असहज वार्तालाप कम हो सकते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह सही बात है। वह कहती हैं, "आपको बस ईमेल पर बुरी खबर नहीं देनी चाहिए।" “कुछ भी बहुत संवेदनशील अभी भी व्यक्ति या कम से कम कान में कान को संभाला जाना चाहिए। आप किसी को ईमेल पर फायर नहीं करते। जब तक यह बिल्कुल आवश्यक न हो, आप ईमेल पर गंभीर जानकारी नहीं देंगे।

आप एक ईमेल श्रृंखला कैसे समाप्त करते हैं?

वे किसी भी कारण से बस नहीं रुकते। आप इसे काटने से डरते हैं, क्योंकि आप अपमान नहीं करना चाहते हैं। क्या आप इस नृत्य को दिन-प्रतिदिन करने के बाद अनंत काल व्यतीत करेंगे? यह कभी खत्म भी होगा? बेशक, हम जिन घटनाओं के बारे में बात कर रहे हैं, उनके बारे में बात करने वाली श्रृंखला "धन्यवाद" और के लगभग अनन्त ईमेल लूप है "मेरी खुशी" व्यापार पत्राचार कि हम कभी-कभी अटक सकते हैं क्योंकि किसी को भी पता नहीं है कि कैसे निष्कर्ष निकालना है यह। गॉट्समैन कहते हैं, "आप एक बार आगे और पीछे जाते हैं। आप ईमेल करें, 'धन्यवाद।' मैं ईमेल करता हूं, 'मेरी खुशी।' और बस। यह एक हाथ की तरह है - किसी को जाने देने के लिए मिला है। "

कम हमेशा होता है

जब हम अंतहीन ईमेल के विषय पर होते हैं, जब आप "उत्तर सभी" ईमेल में शामिल होते हैं, तो यह व्यक्तिगत या पेशेवर हो, थ्रेड पर सभी के लिए स्वचालित रूप से उत्तर न दें। अन्य प्राप्तकर्ताओं के बारे में सोचो। संभावनाएं अच्छी हैं कि हर किसी को आपकी प्रतिक्रिया पढ़ने की ज़रूरत नहीं है, और यह न केवल विचलित कर सकता है, बल्कि कष्टप्रद भी हो सकता है: अपने सेल पर नए ईमेल की सूचना के बाद सूचना पाने के लिए जब उनके पास कुछ भी नहीं है आप।

इसे अन्य तरीकों से भी व्यापार ईमेल पर टोंड रखें। इमोजीस और बहुत से विस्मयादिबोधक बिंदुओं से स्पष्ट स्टीयर, जो किशोर लग सकते हैं। एक क्लासिक, साफ, आसानी से पढ़े जाने वाले फ़ॉन्ट को काले रंग में चिपकाएं, और पेशेवर अभिवादन और क्रिया का उपयोग करें। इसके अलावा, ध्यान रखें कि हास्य अक्सर अच्छी तरह से पार नहीं करता है अंकीय संचार, या विभिन्न संस्कृतियों और पीढ़ियों। गॉट्समैन कहते हैं, "ईमेल सिर्फ अपने आप में एक विस्तार है।" "सुनिश्चित करें कि आप वर्तनी की जाँच कर रहे हैं, उचित विराम चिह्नों का उपयोग कर रहे हैं, और वाक्य की शुरुआत में लोअरकेस अक्षरों का उपयोग नहीं कर रहे हैं। क्योंकि यह है प्राप्तकर्ता पर एक छाप बनाना, भले ही वह एक निजी ईमेल हो। ”

द्वारा चित्र मैरी फामा.